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Prozessoptimierung: Wie gelingt die Rettung der Wettbewerbsfähigkeit?
Prozessoptimierung – eine unliebsame Strafarbeit?
Unternehmen sind stets bemüht, sich von der Konkurrenz abzuheben, und sich langfristig einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. Dabei sollte großes Augenmerk darauf gelegt werden, die über Jahre gewachsenen Unternehmensstrukturen und Prozesse fortlaufend zu optimieren, um sich den permanent ändernden Marktbedürfnissen anzupassen. So bleiben zwar schlecht organisierte Prozesse in wirtschaftlich starken Phasen meist unberührt, fallen jedoch in schwachen Phasen arg ins Gewicht. Aus diesem Grund ist es unabdingbar Prozesse zu optimieren. Einige Unternehmen sehen Prozessoptimierung als nicht notwendig oder unliebsame Strafarbeit an. Doch eine Studie des Beratungshauses „prego services“ mit über 60 Teilnehmern aus dem Top-Management zeigt, dass Prozessoptimierungen und die Implementierung von IT-Securitystrukturen derzeit die Top-Themen bei der Digitalisierung sind.
Herausforderungen der Prozessoptimierung
Bei der Prozessoptimierung sind sowohl Flexibilität und Schnelligkeit als auch eine konsequente Ausrichtung an Kundenanforderungen und Geschäftszielen der Knackpunkt auf dem Weg zum Erfolg. Denn nur so können sich Unternehmen den eigentlichen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Letztendlich kommt es also bei einer Prozessoptimierung darauf an, Geschäftsprozesse durch Verbesserung der Prozessqualität und der Verkürzung von Prozesszeiten effizienter zu gestalten, um somit eine Reduktion der Prozesskosten zu erreichen.
Unproduktive Abläufe optimieren
In jedem Unternehmen gibt es Prozesse, die einmal unter die Lupe genommen werden sollten, weil sie produktive Arbeitsabläufe behindern.
Ein praktisches Beispiel:
Eine Forschungseinrichtung verleiht die Resultate Ihrer Forschungen als Prototypen an andere Standorte und potentielle Kunden. Jedoch gibt es keinen Überblick, wo sich welche der über 5.000 Objekte aktuell befinden und wann diese wieder zurückkommen. Diverse Projektanfragen von potentiellen Kunden können nur nach umständlicher Recherche bearbeitet werden, viele Objekte sind gar nicht lokalisierbar. Wie schafft man es nun, diesen Prozess möglichst schnell zu optimieren? Durch die Einführung einer Anwendung für die Objektverwaltung, mit der für jeden Mitarbeiter zentral einsehbar ist, welche Objekte zur Verfügung stehen, wo sie sich befinden und wann sie verfügbar sind. Viele scheuen sich nun vor den Kosten und der Dauer solch einer Optimierung. Doch mit modernen Tools gelingt die Einführung einer Software zur Prozessunterstützung heute in der Hälfte der Zeit und somit auch mit wesentlich schnellerem Return on Investment.
Flexibilität und Schnelligkeit bei der Prozessoptimierung
Mit neuen Werkzeugen, sogenannten Low Code Plattformen wie „Business App,“ können Prozessoptimierungen einfach und schnell umgesetzt werden, um eine individuelle Verbesserung der Unternehmensabläufe zu erzielen und langfristig den Marktanforderungen standzuhalten. Innerhalb weniger Stunden und ohne Programmierkenntnisse, können Geschäftsprozesse auf Basis von einsatzfertigen Bausteinen in einer Software abgebildet und modifiziert werden, ohne Code schreiben zu müssen (= Low Code Prinzip). Ein erster Prototyp lässt sich so schnell in der Praxis testen und flexibel an die individuellen Anforderungen anpassen. So wird Prozessoptimierung von der unliebsamen Strafarbeit zum Unternehmensmotor. Mehr zur modernen Prozessoptimierung